Hoe organiseer je een event voor 100 deelnemers op Saba?

logo_onderwijsconf

Een keer in de 2 jaar vindt de onderwijs conferentie van OCW in Caribisch Nederland plaats. MIXmarketing kreeg de kans om de uitdaging aan te gaan om in 2013 de onderwijs conferentie te organiseren op Saba. De eerste keer, 2 jaar geleden was de conferentie op Bonaire, elk eiland in Caribisch Nederland is een keer aan de beurt zo dus ook Saba.

Saba:

–  Een  prachtig eiland met nog geen 2000 inwoners, waarvan 475 gezinnen en 500 ‘Medical students’ met name uit de USA.

–  Een eiland  met het kleinste commerciële vliegveld te wereld heeft. Per vliegtuig kunnen er 16 personen mee vanaf St Maarten, de vlucht duurt 13 minuten en als de wind niet goed staat wordt er niet geland.  Het alternatief is 2 uur met een boot op een vaak vrij heftige zee.

–  Officieel heeft Saba 80 hotelbedden beschikbaar. Gezien de aard en het programma van de conferentie vielen er al 20 hotelkamers af doordat ze diep in een bos gesitueerd waren of hoog op een berg alleen te bereiken via 119 traptreden. Hierdoor waren de deelnemers over 20 verschillende locaties verspreid.

De ongeveer 100 deelnemers voor de conferentie  kwamen vanuit Bonaire, St Eustatius, Curaçao maar ook uit Nederland. De delegatie vanuit Nederland bestond tevens uit de Staats Secretaris van OCW: Sander Dekker. Die gelijk deze conferentie combineerde met een kennismakingen bezoek aan de BES eilanden.

Er komt nogal wat bij kijken om een event te organiseren voor bijna 100 personen op een eiland waarop alles geïmporteerd moet worden wat je nodig hebt voor een dergelijke conferentie.  De meest essentiële items in de organisatie van een dergelijk event:

–       Ruime voorbereidingstijd 6-9 maanden.
–       Lokale ondersteuning is een ‘must’.
–       Dagelijkse afstemming met de diverse partijen.
–       ‘Militaire precisie’.
–       Check, check, dubbel check.
–       Persoonlijk in de communicatie naar de deelnemers.
–       Flexibele opstelling en stress bestending zijn.
–       Alles met een smile……

deelnemers worden hartelijk ontvangen door Bureau van Toerisme van Saba

 

Ontvangst van de deelnemers in stijl door de vertegenwoordiging van het Bureau van Toerisme van Saba. (Foto’s: Communicatie RCN)

conferentie zaal

Aangeklede conferentie zaal

foto Elaine en ik

Elaine Marchena Communicatie RCN & Ria Luitjes

Foto Sharon en Lisa

Lokale ondersteuning Sharon Orleano en Lisa Hassell

officials op rij 1

Officials op de eerste rij volgens protocol.

Klik hier voor het persbericht

Screen Shot 2016-08-05 at 11.48.38 PM

 

Het managen van de perceptie van de mogelijkheden van een eiland als Saba, de welwillendheid van de  overheid, de lokale ondernemers en de bevolking op Saba om deze conferentie tot een succes te maken en het hebben van een ‘dreamteam’ heeft er toe geleid dat dit event vlekkeloos verlopen is. Persoonlijk zijn wij er trots op dat in de evaluatie van OCW Rijksdienst Caribsch Nederland de organisatie van de onderwijs conferentie  met een 9 beloond is.

Meer weten over de onderwijs conferentie op Saba, of ben je op zoek naar iemand die jouw ‘Business event’ kan organiseren neem dan gerust contact op met Ria Luitjes +5999 5148552.